PMS-Integration

Was bedeutet PMS-Integration?

PMS-Integration beschreibt die technische Anbindung externer Systeme — wie eines KI-Telefonassistenten — an das Property Management System (PMS) eines Hotels. Das PMS ist die zentrale Software, in der alle Reservierungen, Gästeprofile, Zimmerbelegungen und Abrechnungen verwaltet werden.

Bekannte PMS-Systeme in der DACH-Hotellerie sind unter anderem MEWS, Oracle OPERA, protel, Apaleo, Hetras und Clock PMS.

Warum ist PMS-Integration wichtig?

Ohne PMS-Anbindung kann ein Telefonassistent nur allgemeine Informationen geben — etwa Öffnungszeiten oder Wegbeschreibungen. Mit PMS-Integration wird der Assistent zum vollwertigen Rezeptionsmitarbeiter am Telefon:

• Reservierungen prüfen: „Ist am 15. März noch ein Doppelzimmer frei?" — Die KI prüft die Verfügbarkeit in Echtzeit.
• Buchungsdetails abrufen: „Können Sie meine Reservierung bestätigen?" — Zugriff auf Name, Datum, Zimmertyp.
• Check-in-Informationen: „Ab wann kann ich einchecken?" — Personalisierte Antwort basierend auf der konkreten Buchung.
• Upselling-Möglichkeiten: Die KI erkennt, dass ein Gast ein Standardzimmer gebucht hat, und bietet ein Upgrade an.

Wie funktioniert die technische Anbindung?

Die Integration erfolgt in der Regel über APIs (Application Programming Interfaces). Moderne PMS-Systeme bieten REST-APIs oder Webhook-Schnittstellen, über die externe Systeme Daten lesen und schreiben können.

Der typische Ablauf bei einem Anruf mit PMS-Integration:

1. Gast ruft an und nennt sein Anliegen
2. KI identifiziert den Gast (z. B. über Telefonnummer oder Buchungsnummer)
3. API-Abfrage an das PMS mit den relevanten Parametern
4. KI verarbeitet die Antwort und formuliert eine natürliche Auskunft
5. Optional: Rückschreiben ins PMS (z. B. Notiz zum Gästeprofil)

Dieser gesamte Vorgang dauert wenige Sekunden — für den Gast fühlt es sich an wie ein normales Gespräch.

Datenschutz bei der PMS-Integration

Bei jeder PMS-Integration werden personenbezogene Daten verarbeitet. Deshalb ist DSGVO-Konformität unerlässlich:

• Minimalprinzip: Die KI greift nur auf die Daten zu, die für die Beantwortung der Anfrage nötig sind.
• Verschlüsselte Übertragung: Alle API-Kommunikation erfolgt über TLS-verschlüsselte Verbindungen.
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Zwischen Hotelbetreiber und KI-Anbieter muss ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO bestehen.
• Keine dauerhafte Datenspeicherung: Gästedaten werden nur für die Dauer des Gesprächs zwischengespeichert.

Mehr zum Thema Datenschutz finden Sie in unserem FAQ-Bereich und im Artikel zur DSGVO-konformen Nutzung von KI.

PMS-Integration bei Alveni AI

Alveni AI bietet vorgefertigte Integrationen für die gängigsten PMS-Systeme im DACH-Raum. Die Einrichtung erfolgt in der Regel innerhalb weniger Stunden — ohne Programmieraufwand seitens des Hotels.

Durch die PMS-Anbindung wird Alveni AI zum KI-Assistenten, der nicht nur Anrufe entgegennimmt, sondern tatsächlich informierte Auskünfte geben kann — rund um die Uhr, in mehreren Sprachen, und ohne Wartezeit.